Kostenmanagement im MRU Projekt

Die Kostenplanung und Kostenverfolgung in MRU Projekten muss aufgrund der besonderen Rahmenbedingungen vollständig anders gehandhabt werden, als das sonst in Projekten der Fall ist. In diesem Artikel werden die Besonderheiten erläutert, auf welche es im Kostenmanagement von MRU Projekten ankommt.

Was ist denn so anders im MRU Projekt?

Normalerweise besteht die Aufgabe des Projektleiters darin, ein Gesamtprojektbudget zu schätzen, dieses mit dem Auftraggeber abzustimmen und während des Projektes permanent die Kosten gegen dieses festgesetzte Budget zu prüfen. Hierfür werden häufig Kostentrendanalysen oder Earned Value Methoden eingesetzt. Dabei ist die Zielsetzung des Kostencontrollings, das Projekt mit all seinen festgelegten Anforderungen innerhalb des gesteckten Kostenrahmens durchzuführen.

Für ein MRU Projekt spielt aber die Höhe der Projektkosten nur eine untergeordnete Rolle, da alle Kosten für die Marktraumumstellung gewälzt werden können. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Kosten nachweislich für das MRU Projekt entstehen und seitens der Regulierungsbehörde anerkannt werden. Diese besondere Situation erfordert ganz andere Vorgehensweisen in der Kostenplanung wie auch im  Kostencontrolling als man es sonst im  Projektmanagement kennt. Das führt aber auch dazu, dass die gängigen Tools für diese Aufgabe schlichtweg ungeeignet sind.

Wie funktioniert die Kostenmeldung und Kostenerstattung?

Um das Kostencontrolling in einem MRU aufzusetzen, ist es erstmal wichtig zu verstehen, wie die Kostenmeldung und Kostenerstattung abläuft.

In jedem Jahr werden die Planzahlen für das Folgejahr und die Istkosten des vorhergehenden Jahres an die zuständige Regulierungsbehörde gemeldet. Im Fall, dass die Istkosten höher waren, als die gemeldeten Plankosten des entsprechenden Jahres, wird die Differenz auf die Plankosten des Folgejahres aufgeschlagen, und mit den Plankosten in monatlichen Anteilen ausgezahlt. Waren die Istkosten geringer als die entsprechend gemeldeten Kosten, wird die Differenz von den Plankosten des Folgejahres abgezogen. Der daraus resultierende Gesamtbetrag wird im Folgejahr in monatlichen Anteilen ausgezahlt.

Welche Kostenrisiken hat nun ein Netzbetreiber?

Für den Netzbetreiber entstehen zwei gravierende Kostenrisiken:
• Kostenanerkennung
• Liquidität

Kostenanerkennung
Entstandene Kosten müssen seitens der Regulierungsbehörde auch anerkannt werden, um sie erstattet zu bekommen. Die Erfahrungen, die aktuell mit der BNetzA gemacht werden, zeigen, dass die BNetzA sehr genau die Kostenart und die Kostenhöhe prüft, entsprechende Stellungnahmen einfordert und gegebenenfalls Kosten nicht oder nicht in voller Höhe anerkennt. Aus diesem Grund ist es wichtig, einerseits die Nachweise genau zu führen und andererseits bei externen Angeboten nicht nach dem „koste was es wolle“ Prinzip zu agieren, sonst bleibt man sehr schnell auf den Kosten sitzen.

Liquidität
In einem MRU Projekt sprechen wir ja nicht nur von ein paar zehntausend Euro, sondern bei den meisten Netzbetreibern bewegen sich die Kosten mal schnell im 2-stelligen Millionen Bereich. Aufgrund des Verfahrens der Kostenmeldung und Kostenerstattung, kann es aber passieren, dass trotz bester Planung ein Liquiditätsengpass entstehen kann. Dieser entsteht zwangsläufig aufgrund des Melde- und Erstattungsverfahrens, wenn ein Großteil der Kosten eines Jahres am Anfang des Jahres entstehen.

Beispiel: Sie haben für das Jahr 3 Mio Euro als Plankosten gemeldet. Dafür werden Ihnen monatlich 250.000 EUR ausgezahlt. Die Kosten fallen aber nicht genauso kontinuierlich verteilt im Jahr an, sondern sie entstehen in der ersten Hälfte des Jahres. Das heißt, bis Juni müssen Sie schon 3 Mio EUR bezahlen, haben aber bis dahin erst 1,5 Mio EUR als Erstattung erhalten. Die anderen 1,5 Mio EUR muss das Unternehmen „vorstrecken“. Erst mit der letzten Erstattung im Dezember, sind alle Kosten wieder gedeckt.

Hier ist es die Aufgabe des Projektleiters, mögliche Liquiditätsengpässe schon mindestens zwei Jahre vorher zu erkennen, permanent zu monitoren und das Unternehmenscontrolling rechtzeitig auf einen erhöhten Liquiditätsbedarf hinzuweisen, damit die notwendigen Rücklagen vorgenommen werden können.

Gibt es dafür Tools auf dem Markt?

Für diese Aufgabenstellung gibt es auf dem Markt kein Tool, das Sie als Netzbetreiber sinnvoll einsetzen könnten. Wir haben aus der Praxis heraus ein entsprechendes Tool auf Excel Basis entwickelt, das die Kostenplanung, Kostencontrolling und auch die Berichtserstattung als Features enthält. Falls Sie hierzu Fragen haben, können Sie mich gerne kontaktieren.